Keď sa pozrieme bližšie na zákon o účtovníctve, konkrétne na § 8 zákona, ten každej účtovnej jednotke prikazuje, aby účtovníctvo viedla správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov. Z uvedeného odseku vieme teda vyvodiť určité zásady, ktoré účtovná jednotka musí dodržiavať. Ide o tieto:
- zásada správnosti;
- zásada úplnosti;
- zásada preukázateľnosti;
- zásada zrozumiteľnosti;
- a zásada trvácnosti.
Zákon o účtovníctve dáva aj konkrétny „návod“, ako jednotlivé zásady dodržiavať. Za účelom priblíženia témy inventarizácie je pre nás dôležitá zásada preukázateľnosti, ktorú inventarizácia napĺňa. §8 ods. 4) hovorí: „Účtovníctvo účtovnej jednotky je preukázateľné, ak všetky účtovné záznamy sú preukázateľné (odkaz na § 32) a účtovná jednotka vykonala inventarizáciu.“ Z uvedeného vyplýva, že každá účtovná jednotka, ktorá účtuje podľa platných slovenských predpisov, musí vykonávať inventarizáciu.
Čo je to inventarizácia?
Inventarizácii sa venuje šiesta časť zákona o účtovníctve, konkrétne § 29 a § 30. Inventarizáciou overuje účtovná jednotka, či stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve zodpovedá skutočnosti. Môžeme teda tvrdiť, že inventarizácia neplní len funkciu preukázateľnosti, ale aj funkciu kontroly.
Inventarizáciou účtovná jednotka kontroluje, či jej účtovníctvo zodpovedá realite, preto je jej vykonanie veľmi dôležité a je predpokladom pre správne a bezchybné účtovníctvo a vykazovanie údajov.
V realite sa však často stretávame s nepochopením praktického významu inventarizácie. Z vlastných skúseností vieme, že mnoho účtovníkov/účtovníčok na túto povinnosť zabúda, prípadne ju vykonajú bez detailnejšieho preverenia.
V našej účtovnej kancelárii PERCENTO sme sa pri preberaní účtovníctva nových klientov mnohokrát stretli s tým, že dovtedy vedené účtovníctvo nebolo úplne poctivé a bolo náročné si zosúladiť evidované zostatky na jednotlivých účtoch. Jednoducho povedané, zostatky nesúhlasili s realitou a vo väčšine prípadov sme sa museli uchýliť k účtovným operáciám, ktoré mali následne negatívny daňový dopad na klienta.
V spomínaných preberaných účtovníctvach v 99 zo 100 prípadov chýbala práve vykonaná inventarizácia za niekoľko rokov po sebe, čo spôsobilo, že účtovníctvo nesúhlasilo so skutočnosťou. V prípade včasnej inventarizácie a kontroly zostatkov jednotlivých účtov sa veľakrát mohlo zabrániť vysokým pokutám a úrokom z omeškania.
Kedy sa vykonáva inventarizácia?
Účtovná jednotka má povinnosť vykonať inventarizáciu ku dňu, ku ktorému zostavuje riadnu alebo mimoriadnu účtovnú závierku. V prípade zostavenia priebežnej účtovnej závierky vykonáva inventarizáciu len na účely vyjadrenia ocenenia vytvorených rezerv, odpisov majetku a podobne.
Pri dlhodobom hmotnom majetku účtovná jednotka nemusí vykonať inventarizáciu vždy k zostaveniu účtovnej závierky, lehota však nemôže prekročiť viac ako 4 roky. Ostatné zložky majetku a záväzkov však má inventarizovať vždy ku dňu zostavenia riadnej alebo mimoriadnej účtovnej závierky.
U nás používame inventarizáciu pomerne často. Považujeme to za veľmi dobrý prostriedok, ako klientom predstaviť výsledky a hospodárenie ich firiem v priebehu roka. Máme dobrú skúsenosť s tým, že klienti takýmto spôsobom rozumejú niekedy pre nich náročným účtovným výkazom a majú v priebehu roka prehľad o stave majetku a záväzkov firmy.
Čo je to inventarizácia?
Inventarizácii sa venuje šiesta časť zákona o účtovníctve, konkrétne § 29 a § 30. Inventarizáciou overuje účtovná jednotka, či stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve zodpovedá skutočnosti. Môžeme teda tvrdiť, že inventarizácia neplní len funkciu preukázateľnosti, ale aj funkciu kontroly.
Inventarizáciou účtovná jednotka kontroluje, či jej účtovníctvo zodpovedá realite, preto je jej vykonanie veľmi dôležité a je predpokladom pre správne a bezchybné účtovníctvo a vykazovanie údajov.
V realite sa však často stretávame s nepochopením praktického významu inventarizácie. Z vlastných skúseností vieme, že mnoho účtovníkov/účtovníčok na túto povinnosť zabúda, prípadne ju vykonajú bez detailnejšieho preverenia.
V našej účtovnej kancelárii PERCENTO sme sa pri preberaní účtovníctva nových klientov mnohokrát stretli s tým, že dovtedy vedené účtovníctvo nebolo úplne poctivé a bolo náročné si zosúladiť evidované zostatky na jednotlivých účtoch. Jednoducho povedané, zostatky nesúhlasili s realitou a vo väčšine prípadov sme sa museli uchýliť k účtovným operáciám, ktoré mali následne negatívny daňový dopad na klienta.
V spomínaných preberaných účtovníctvach v 99 zo 100 prípadov chýbala práve vykonaná inventarizácia za niekoľko rokov po sebe, čo spôsobilo, že účtovníctvo nesúhlasilo so skutočnosťou. V prípade včasnej inventarizácie a kontroly zostatkov jednotlivých účtov sa veľakrát mohlo zabrániť vysokým pokutám a úrokom z omeškania.
Kedy sa vykonáva inventarizácia?
Účtovná jednotka má povinnosť vykonať inventarizáciu ku dňu, ku ktorému zostavuje riadnu alebo mimoriadnu účtovnú závierku. V prípade zostavenia priebežnej účtovnej závierky vykonáva inventarizáciu len na účely vyjadrenia ocenenia vytvorených rezerv, odpisov majetku a podobne.
Pri dlhodobom hmotnom majetku účtovná jednotka nemusí vykonať inventarizáciu vždy k zostaveniu účtovnej závierky, lehota však nemôže prekročiť viac ako 4 roky. Ostatné zložky majetku a záväzkov však má inventarizovať vždy ku dňu zostavenia riadnej alebo mimoriadnej účtovnej závierky.
U nás používame inventarizáciu pomerne často. Považujeme to za veľmi dobrý prostriedok, ako klientom predstaviť výsledky a hospodárenie ich firiem v priebehu roka. Máme dobrú skúsenosť s tým, že klienti takýmto spôsobom rozumejú niekedy pre nich náročným účtovným výkazom a majú v priebehu roka prehľad o stave majetku a záväzkov firmy.
Niekto si povie, že je to zbytočná práca naviac, ale so systémom ePercento máme inventarizáciu hotovú až o 80 % rýchlejšie. Okrem toho si takýmto spôsobom kontrolujeme účtovníctvo pravidelne a šetríme si čas pri inventarizácii vyhotovenej ku dňu zostavenia účtovnej závierky.
Inventúra
Skutočný stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov sa zisťuje inventúrou. Inventúru vykonávame fyzickú, dokladovú alebo tzv. kombinovanú, ktorá je kombináciou dokladovej a fyzickej.
Fyzická inventúra sa používa pri majetku hmotnej a nehmotnej povahy. Účtovná jednotka ju vykonáva predovšetkým pri zásobách. Určite to poznáte, keď vás pred vstupnými dverami do obchodu zastaví oznam, že je zatvorené z dôvodu inventúry. Áno, vtedy pracovníci sčítavajú jednotlivé druhy tovarov, aby k určitému dátumu vykázali skutočný stav majetku.
Naopak, pri záväzkoch, rozdiele majetku a záväzkov a pri tých druhoch majetku, pri ktorých nemožno vykonať fyzickú inventúru, účtovná jednotka zisťuje skutočný stav dokladovou inventúrou. Typickým príkladom dokladovej inventúry je zistenie zostatku finančných prostriedkov na bankovom účte spoločnosti na základe bankového výpisu k určitému dátumu. Zákon ďalej hovorí, že ak je to možné, používa sa kombinácia dokladovej a fyzickej inventúry.
Výsledkom inventúry je inventúrny súpis. Ide o účtovný záznam, ktorý zabezpečuje už spomínanú preukázateľnosť účtovníctva. Zákon o účtovníctve, konkrétne § 30 ods. 2) presne vymedzuje povinné náležitosti, ktoré musí súpis obsahovať.
Stav majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov vykazovaných v inventúrnych súpisoch účtovná jednotka porovná so stavom majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve. Výsledky porovnania sa uvedú v inventarizačnom zápise. Inventarizačný zápis je účtovný záznam, ktorým sa zas preukazuje vecná správnosť účtovníctva a ktorý musí obsahovať povinné náležitosti stanovené zákonom.
Vo finále inventarizácie môže dôjsť k trom záverom:
- nezistil sa žiaden rozdiel – ideálna situácia tak pre účtovníka ako pre klienta. Takýmto záverom inventarizácie je, že účtovníctvo sa k danému dátumu zhoduje so skutočnosťou;
- manko – situácia, ak zistený skutočný stav je nižší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom; pri peňažných prostriedkoch a ceninách sa manko označuje ako schodok;
- prebytok – opak manka, to je situácia, ak zistený stav je vyšší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom.
Účtovná jednotka zaúčtuje prípadný inventarizačný rozdiel do účtovného obdobia, za ktorý inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov.
Inventarizácia s formulármi ePercento
Na inventarizáciu sa viac nemusíte pozerať ako na nutné zlo účtovníctva. S online systémom ePercento, ktorý obsahuje plne automatizované formuláre, zhotovíte povinnú inventarizáciu rýchlo a bez zbytočnej námahy.
Z oblasti inventarizácie systém ePercento obsahuje tieto formuláre:
- Príkaz na začatie inventarizácie;
- Inventarizácia majetku a záväzkov;
- Inventarizačný zápis;
- Inventarizácia peňažnej hotovosti;
- Inventarizácia cenín;
- Inventúrny súpis dlhodobého hmotného majetku a dlhodobého nehmotného majetku;
- Inventúrny súpis pozemkov;
- Inventúrny súpis zásob.
Najefektívnejším a najčastejšie používaným formulárom je Inventarizácia majetku a záväzkov, ktorý disponuje možnosťou importu dát z účtovných softvérov FIBU, POHODA, OMEGA a MONEY S3.
Načítaním dát z účtovného softvéru veľmi rýchlo vygenerujete inventúrny súpis majetku a záväzkov, ktorý obsahuje všetky povinné náležitosti podľa zákona. Okrem toho máte vo formulári možnosť prikladať prílohy vo formátoch pdf, xlsx, docx ku jednotlivým účtom, ako podklady preukazujúce zostatky na daných účtoch. K účtu 221 Bankové účty si takto môžete napríklad priložiť výpis z bankového účtu k 31.12.2023.
Cieľom systému ePercento nie je pomôcť s inventarizáciou len účtovníkom, ale aj samotným klientom – majiteľom firiem, ktorým chceme uľahčiť pochopenie jednotlivých účtovných veličín. Preto formulár obsahuje aj možnosť zdieľania konkrétneho inventúrneho súpisu so všetkými prílohami cez html odkaz. Takto si klient môže inventúrny súpis detailne pozrieť a uvidí všetky prílohy, ktoré preukazujú sumy uvedené pri jednotlivých účtoch.
Na záver povinností súvisiacich s inventarizáciou systém obsahuje formulár Inventarizačný zápis, ktorý viete vygenerovať z konkrétneho inventúrneho súpisu, zaznamenáte prípadné inventarizačné rozdiely a povinnú inventarizáciu so všetkými povinnými účtovnými záznamami máte hotovú.
